سیاست حریم خصوصی
این سند توضیح می‌دهد پلتفرم هوشمند جیسا چه اطلاعاتی را جمع‌آوری می‌کند، چگونه از آن‌ها استفاده و محافظت می‌کند و شما چه حقوق و اختیاراتی نسبت به داده‌های خود دارید. بخش مربوط به داده‌های حساب گوگل، مطابق الزامات «سیاست داده‌های کاربر سرویس‌های Google API» تنظیم شده است.
موارد داخل کروشه در متن زیر باید با اطلاعات رسمی سازمان جایگزین شوند: نام حقوقی کامل، نشانی پستی، ایمیل پاسخگویی حریم خصوصی، محل میزبانی داده‌ها، مدت‌های دقیق نگهداری و نام سرویس‌دهنده‌های هوش مصنوعی. همچنین توصیه می‌شود متن نهایی پیش از ارسال برای بازبینی گوگل، توسط مشاور حقوقی سازمان تأیید شود.
۱. دامنه و مسئول داده
پلتفرم هوشمند جیسا («جیسا»، «سرویس») یک سامانه سازمانی است که توسط [نام حقوقی کامل شرکت — مثلاً: شرکت فاخر کالا نوین گستر پویا (جابار)] توسعه داده و اداره می‌شود. مسئول پردازش داده‌ها همین شرکت است و نشانی آن [نشانی پستی کامل] می‌باشد.
این سیاست بر تمام استفاده‌های شما از جیسا از طریق دامنه jisa.jaa-baar.ir و زیردامنه‌های آن حاکم است. استفاده از سرویس به معنای پذیرش این سیاست و قوانین و مقررات است.
جیسا سامانه‌ای سازمانی است؛ حساب کاربری شما توسط سازمان شما ایجاد می‌شود و بخشی از داده‌های موجود در سرویس (مانند ساختار سازمانی، مرخصی و ماموریت) متعلق به سازمان کارفرما است و طبق سیاست‌های همان سازمان مدیریت می‌شود.
۲. اطلاعاتی که جمع‌آوری می‌شود
۲.۱. اطلاعات حساب کاربری
- نام و نام خانوادگی، نام کاربری، نشانی ایمیل و شماره تلفن سازمانی
- نقش، سطح دسترسی، واحد سازمانی و وضعیت فعال بودن حساب
- تصویر پروفایل، در صورتی که خودتان بارگذاری کنید
۲.۲. داده‌های کاری که خودتان ثبت می‌کنید
- وظایف، یادداشت‌ها، درخواست‌های مرخصی و ماموریت، تیکت‌ها و بازرسی‌ها
- پیام‌های پیام‌رسان داخلی و فایل‌های پیوست‌شده توسط شما
- گفتگوهای شما با دستیار هوشمند و چت‌بات سازمانی
۲.۳. اطلاعات فنی و گزارش رویداد
- نشانی IP، نوع مرورگر و سیستم‌عامل، شناسه دستگاه و زمان ورود و خروج
- گزارش رویدادهای امنیتی مانند تلاش‌های ناموفق ورود و تغییر گذرواژه
- گزارش خطاهای سامانه برای رفع اشکال
۲.۴. داده‌های سرویس‌های متصل‌شده
در صورتی که خودتان یک سرویس بیرونی را متصل کنید، جیسا داده‌های مرتبط با آن را دریافت می‌کند. این اتصال‌ها همیشه اختیاری‌اند و تا زمانی که شما آن‌ها را برقرار نکنید، هیچ داده‌ای دریافت نمی‌شود. سرویس‌های قابل اتصال عبارت‌اند از حساب گوگل (جی‌میل و تقویم)، جیرا و صندوق ایمیل سازمانی.
۳. داده‌های حساب گوگل
اتصال حساب گوگل کاملاً اختیاری است و تنها برای ساختن «خلاصه روزانه» و نمایش یکجای جلسات و ایمیل‌های خوانده‌نشده استفاده می‌شود. دسترسی‌ها از طریق پروتکل استاندارد OAuth 2.0 و با نمایش صفحه رضایت گوگل به شما گرفته می‌شود و همه دسترسی‌ها فقط‌خواندنی هستند؛ جیسا هرگز ایمیلی ارسال نمی‌کند، پیامی را حذف یا تغییر نمی‌دهد و رویدادی در تقویم شما ایجاد یا ویرایش نمی‌کند.
| دسترسی درخواستی | داده‌ای که خوانده می‌شود | دلیل نیاز |
|---|---|---|
| openid، email، profile | نام و نشانی ایمیل حساب گوگل | نمایش این‌که کدام حساب گوگل متصل است تا اتصال اشتباه رخ ندهد |
| gmail.readonly | فقط فراداده پیام‌های صندوق ورودی: نام فرستنده، موضوع، تاریخ، وضعیت خوانده‌نشده و پیش‌نمایش کوتاه خودکار گوگل (snippet). متن کامل ایمیل‌ها و فایل‌های پیوست خوانده و ذخیره نمی‌شود. | شمارش و نمایش ایمیل‌های خوانده‌نشده در خلاصه روزانه |
| calendar.readonly | فهرست تقویم‌ها و رویدادهای بازه ۷ روز گذشته تا ۴۵ روز آینده، شامل عنوان، توضیح، زمان، مکان، برگزارکننده، شرکت‌کنندگان و لینک جلسه | نمایش جلسات پیش‌رو و تشخیص جلسات آنلاین قابل ضبط |
۳.۱. نحوه نگهداری توکن‌ها
- توکن دسترسی موقت (Access Token) و زمان انقضای آن فقط در نشست سمت سرور نگهداری می‌شود و با پایان نشست از بین می‌رود.
- توکن تازه‌سازی (Refresh Token) به‌صورت رمزنگاری‌شده در تنظیمات کاربری شما ذخیره می‌شود تا لازم نباشد در هر ورود دوباره اتصال را برقرار کنید.
- محتوای ایمیل‌ها و رویدادهای تقویم شما در پایگاه‌داده جیسا نگهداری نمی‌شود؛ این اقلام در زمان نمایش از API گوگل خوانده می‌شوند و خلاصه ساخته‌شده حداکثر تا پایان همان روز در حافظه موقت (Cache) باقی می‌ماند.
۴. سیاست استفاده محدود (Limited Use)
استفاده و انتقال اطلاعات دریافت‌شده از Google APIs توسط جیسا، با سیاست داده‌های کاربر سرویس‌های Google API و از جمله الزامات «استفاده محدود» مطابقت دارد.
به‌طور مشخص، ما متعهد می‌شویم:
- داده‌های گوگل شما را تنها برای ارائه و بهبود قابلیت‌هایی که خودتان فعال کرده‌اید (خلاصه روزانه، نمایش تقویم و ایمیل‌های خوانده‌نشده) استفاده کنیم.
- این داده‌ها را هرگز برای نمایش تبلیغات، بازاریابی، فروش، اعتبارسنجی یا هیچ هدف دیگری استفاده یا به دیگران منتقل نکنیم.
- این داده‌ها را برای آموزش، توسعه یا بهبود مدل‌های عمومی هوش مصنوعی و یادگیری ماشین به کار نبریم و در اختیار هیچ ارائه‌دهنده‌ای برای این منظور قرار ندهیم.
- اجازه ندهیم هیچ انسانی این داده‌ها را بخواند، مگر با رضایت صریح و موردی خودتان، برای رفع یک اشکال امنیتی، برای رعایت الزام قانونی، یا پس از تجمیع و ناشناس‌سازی کامل برای عملیات داخلی.
۵. پردازش با هوش مصنوعی
برای ساختن «خلاصه روزانه»، فهرست کوتاهی از اقلام کاری شما به سرویس مدل زبانی مورد استفاده جیسا ارسال می‌شود تا به متنی خوانا تبدیل شود. آگاه باشید که در صورت اتصال حساب گوگل، این فهرست شامل موارد زیر است:
- از جی‌میل: نام فرستنده، موضوع و تاریخ ایمیل‌های خوانده‌نشده (متن کامل ایمیل ارسال نمی‌شود)
- از تقویم: عنوان و زمان رویدادهای پیش‌رو
- از سایر بخش‌ها: شمار وظایف، مرخصی‌ها، تیکت‌ها و اعلان‌های شما
ارائه‌دهنده مدل هوش مصنوعی مورد استفاده [نام سرویس‌دهنده‌های هوش مصنوعی و محل پردازش آن‌ها را ذکر کنید] است. این انتقال تنها برای تولید همان خروجی است که به خودتان نمایش داده می‌شود و طبق بند ۴، این داده‌ها برای آموزش مدل‌ها استفاده نمی‌شوند.
اگر نمی‌خواهید داده‌های گوگل شما در این پردازش دخیل شود، کافی است اتصال حساب گوگل را مطابق بند ۸ قطع کنید؛ سایر بخش‌های سرویس بدون تغییر کار خواهند کرد.
خروجی‌های تولیدشده توسط هوش مصنوعی ممکن است ناقص یا نادرست باشند و جایگزین بررسی انسانی یا مشاوره تخصصی نیستند. مسئولیت تصمیم‌گیری بر پایه این خروجی‌ها بر عهده کاربر است.
۷. مدت نگهداری و حذف
- داده‌های حساب و سوابق کاری تا زمان فعال بودن حساب و سپس تا [مدت نگهداری پس از غیرفعال‌سازی] نگهداری می‌شوند.
- گزارش‌های امنیتی و رویداد ورود برای مدت [مدت نگهداری گزارش‌ها] حفظ می‌شوند.
- توکن تازه‌سازی گوگل بلافاصله پس از قطع اتصال توسط شما حذف می‌شود.
- خلاصه روزانه ذخیره‌شده در حافظه موقت، خودکار و در پایان همان روز پاک می‌شود.
برای درخواست حذف حساب یا داده‌های خود، از طریق نشانی‌های بند ۱۴ با ما تماس بگیرید. توجه داشته باشید برخی داده‌ها متعلق به سازمان کارفرما هستند و حذف آن‌ها نیازمند تأیید سازمان یا تابع الزامات نگهداری قانونی است.
۸. قطع اتصال و لغو دسترسی
در هر زمان و به دو روش می‌توانید دسترسی جیسا به حساب گوگل خود را پایان دهید:
- از داخل جیسا: به بخش «اتصال‌ها» در تنظیمات کاربری بروید و گزینه قطع اتصال حساب گوگل را بزنید. با این کار توکن ذخیره‌شده شما حذف می‌شود.
- از پنل گوگل: به myaccount.google.com/permissions بروید و دسترسی جیسا را لغو کنید.
پس از قطع اتصال، جیسا دیگر به جی‌میل و تقویم شما دسترسی نخواهد داشت و بخش‌های مرتبط در خلاصه روزانه حذف می‌شوند.
۹. امنیت اطلاعات
- تمام ارتباطات میان مرورگر شما و سرور روی HTTPS رمزنگاری می‌شود.
- گذرواژه‌ها به‌صورت درهم‌سازی‌شده (hash) نگهداری می‌شوند و برای ما قابل بازیابی نیستند.
- کلیدها و توکن‌های حساس، از جمله توکن گوگل، رمزنگاری‌شده ذخیره می‌شوند.
- دسترسی به هر بخش سرویس با سامانه مجوزهای نقش‌محور کنترل می‌شود.
- نشست‌های فعال و دستگاه‌های متصل شما قابل مشاهده و ابطال هستند.
با وجود این تدابیر، هیچ سامانه‌ای مطلقاً نفوذناپذیر نیست. در صورت وقوع رخداد امنیتی مؤثر بر داده‌های شما، مطابق الزامات قانونی به شما و سازمانتان اطلاع خواهیم داد.
۱۰. کوکی‌ها و نشست
جیسا از کوکی‌های فنی و ضروری برای نگه‌داشتن وضعیت ورود، حفظ نشست و محافظت در برابر حملات جعل درخواست استفاده می‌کند. این کوکی‌ها برای کارکرد سرویس لازم‌اند و برای ردیابی تبلیغاتی به کار نمی‌روند. غیرفعال کردن آن‌ها در مرورگر باعث از کار افتادن ورود به سرویس می‌شود.
۱۱. حقوق کاربران
- دسترسی به داده‌های شخصی خود و دریافت نسخه‌ای از آن
- اصلاح اطلاعات نادرست یا ناقص
- درخواست حذف داده‌ها، در چارچوب محدودیت‌های بند ۷
- قطع اتصال سرویس‌های ثالث و لغو رضایت‌های پیشین
- اعتراض به نحوه پردازش و طرح شکایت
پاسخ به درخواست‌ها حداکثر در [مدت پاسخگویی، مثلاً ۳۰ روز] انجام می‌شود.
۱۲. کاربران خردسال
جیسا یک ابزار سازمانی است و برای استفاده افراد زیر ۱۸ سال طراحی و ارائه نشده است. ما آگاهانه از کودکان اطلاعات شخصی جمع‌آوری نمی‌کنیم.
۱۳. تغییرات این سند
این سیاست ممکن است در پی تغییر قابلیت‌ها یا الزامات قانونی بازنگری شود. نسخه جاری همیشه در همین نشانی منتشر می‌شود و تاریخ آخرین بروزرسانی در بالای صفحه درج می‌گردد. در صورت تغییرات اساسی، پیش از اجرایی شدن به شما اطلاع خواهیم داد.
۱۴. راه‌های تماس
برای هر پرسش یا درخواستی درباره حریم خصوصی و داده‌های خود با ما در تماس باشید: